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9 consejos para videoconferencias exitosas mientras trabajas desde casa

A medida que la fuerza laboral a nivel mundial se cambia a un modelo de trabajo desde casa por la crisis sanitaria a consecuencia del coronavirus o covit-19 las juntas de trabajo se han trasladado a las diferentes aplicaciones de videollamadas que hay en el mercado.

Si eres nuevo en las videoconferencias, te comparto algunos consejos para hacerlas de manera exitosa.

Cerrar programas que no se ocupen

Antes de comenzar la videoconferencia, tómate un tiempo para guardar tu trabajo y cerrar las aplicaciones que no necesites. Sobre todo si utilizan demasiada potencia del equipo.

Demasiados programas abiertos ralentizarán el equipo mientras estás en una video conferencia. Esto se debe a que la llamada en sí requiere muchos recursos, especialmente si estás en un equipo portátil liviano.

Tome precauciones al compartir su pantalla

Si vas a compartir tu pantalla durante una videollamada, es una buena idea tomar precauciones adicionales para que la gente no vea nada privado o potencialmente embarazoso.

  1. Primero, ve al navegador y cierra todas las pestañas, especialmente las que no quieras que nadie más vea.
  2. A continuación, habilita el modo No molestar en tu ordenador Mac o Windows. Esto garantiza que los demás no verán accidentalmente los mensajes de las conversaciones privadas cuando compartas tu pantalla.

Lugar iluminado y fondo neutro

Es mejor hacer una video llamada en un lugar con buena iluminación sobre todo luz natural. Sin embargo, si el lugar elegido no tiene mucha luz solar, intenta sentarte bajo una suave iluminación fluorescente.

Es mejor elegir un lugar con un fondo neutro, nada demasiado saturado pues podría distraer la atención de tu interlocutor.

Si no encuentras un fondo adecuado, puedes intentar editar el fondo en Skype si usas Zoom incluso puedes cambiar a un fondo virtual.

Pruebe el video y el audio

Antes de iniciar una videollamada, asegúrate de que tanto el video como el audio estén conectados y funcionen correctamente.

La mayoría de las herramientas de videoconferencia tienen un servicio de llamadas de prueba. Busque en el menú de opciones o de configuración de su aplicación de videoconferencia.

A continuación, intenta usar auriculares o audífonos cuando estés en una videollamada. Debido a la proximidad de su boca, sonará mejor que si usara el micrófono incorporado de su computadora portátil. Para evitar la latencia, utilice auriculares con cable.

Consigue un mejor micrófono o cámara

Para llamadas ocasionales, el micrófono y la cámara incorporados en su portátil deberían funcionar bien. Pero si tu portátil tiene un par de años, puede que notes que el vídeo no es tan claro como la cámara de tu smartphone.

Si vas a participar en reuniones en línea todos los días, tal vez quieras considerar la posibilidad de comprar una cámara y/o unos auriculares mejores.

Cámara a la altura de los ojos

Es importante que coloques la cámara en el nivel óptimo. Intenta ponerla a la altura de los ojos para que no mires hacia arriba o hacia abajo. No querrás que tus colegas te miren por encima de la nariz durante una reunión importante.

Además, cuando estés hablando, no te mires a ti mismo ni a la ventana de chat, mira directamente a la cámara. De esta manera, los demás no sentirán que estás distraído.

Prepárese antes de la reunion

Si está dirigiendo una reunión, trate de tener todos sus puntos de discusión y documentos listos de antemano. Si sus colegas necesitan ver un documento, envíelo antes de la llamada y asegúrese de que todos tengan acceso a todos los datos necesarios antes de la videoconferencia.

De esta manera, no tendrás que pasar los primeros minutos de la llamada esperando a que todos se pongan al día.

Vístase apropiadamente

El hecho de que trabajes desde casa no significa que puedas asistir a las reuniones en pijama. Por supuesto, tampoco hay necesidad de exagerar con un traje completo de tres piezas. Encuentra un punto medio y vístete de manera informal o formal, o cualquiera que sea el código de vestimenta en tu lugar de trabajo.

Sí, los pantalones son opcionales, pero ¿por qué arriesgarse? Si olvidas apagar la cámara antes de levantarte en algún momento, podría ser desastroso.

Mutearse cuando no se habla

Cuando estás en una videoconferencia con muchos participantes mientras estás en casa, es mejor mantenerse callado la mayor parte del tiempo. Sólo deshazte del silencio cuando necesites hablar.

Esto elimina cualquier ruido de fondo en tu extremo. Además, si alguien entra en la habitación y empieza a hablar mientras estás en una llamada (una posibilidad muy real ya que estás en casa), no tendrás que apurarte para encontrar el botón de silencio.

Concéntrese como si estuviera atendiendo en persona

Aunque es tentador usar el tiempo de la videoconferencia para mirar tu bandeja de entrada o leer artículos, probablemente no deberías hacerlo. Intenta prestar atención cuando alguien habla y mantén los ojos en la cámara.

Si estás escribiendo o mirando algo, tus colegas podrán notar que no estás prestando atención.

Intente mantener a las mascotas y a los niños alejados

Si tienes niños o mascotas, es mejor pedirle a alguien que los cuide mientras estás en una videollamada. Si no hay nadie más alrededor para verlos, trata de involucrarlos en una actividad que les guste, como ver dibujos animados.

Incluso si das estos pasos, tus hijos podrían entrar en la habitación, pero no te estreses demasiado por ello. Dada la situación actual, todo el mundo debería ser bastante comprensivo.

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